Office Manager | 20-24 uur

Breng structuur, regel wat nodig is en zorg dat RIFT soepel blijft draaien. Bij RIFT werken we aan nieuwe technologie voor duurzame energie. We zijn een groeiende organisatie waarin veel gebeurt en waarin geen dag precies hetzelfde is. Daarom zoeken we een Office Manager die graag organiseert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. En daar kom jij om de hoek kijken. Als Office Manger zorgt jij dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je brengt structuur, houdt overzicht en zorgt voor een fijne, goed georganiseerde werkomgeving waarin collega’s optimaal kunnen werken. Binnen onze snelgroeiende scale-up ben je onderdeel van het HR-team (drie collega’s) en werk je nauw samen met onze co-CEO. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische en organisatorische vragen en ondersteunt de directie bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Daarnaast houd je je bezig met onboarding, interne events, agendabeheer en facilitaire zaken. Zo zorg je ervoor dat alles goed geregeld is. Je bent graag onder de mensen, houdt van regelen en krijgt energie van een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Wat ga je doen? Je zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s als het gaat om praktische en organisatorische vragen. Je zorgt voor een prettige en professionele werkomgeving. Je beheert kantoorvoorzieningen, werkplekken en faciliteiten. Je onderhoudt contact met leveranciers en externe partijen en coördineert bestellingen en serviceafspraken. Je houdt voorraden op peil en ondersteunt bij praktische ICT-zaken. Je ondersteunt collega’s en HR-processen Je draagt bij aan een goede start en een prettige werkervaring voor collega’s bij RIFT. Je organiseert onboardingtrajecten voor nieuwe collega’s en regelt de benodigde middelen, zoals laptops. Je ondersteunt administratieve HR-processen zoals personeelsmutaties en verzuimregistraties, en waar nodig financiële administratie. Je organiseert attenties en draagt bij aan een betrokken en persoonlijke cultuur. Je brengt structuur en overzicht Je houdt overzicht over administratieve processen en zorgt dat afspraken en informatie goed worden opgevolgd. Je beheert de algemene inbox en verzorgt document-, contract-, en dossierbeheer. Je ondersteunt het managementteam bij agendabeheer, planning en vergaderingen. Je bewaakt actiepunten en zorgt dat gemaakte afspraken worden opgevolgd. Je ondersteunt evenementen en bijeenkomsten Van kwartaalbijeenkomsten tot een teamdag of bezoek van externe relaties: jij zorgt dat alles goed geregeld is. Je organiseert vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten. Je verzorgt de praktische voorbereiding en logistiek en zorgt dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen. Wie zoeken we? Je neemt graag verantwoordelijkheid, maakt makkelijk contact en haalt plezier uit het ontzorgen van anderen. Je houdt van afwisseling, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en ziet wat er nodig is. Vervolgens pak je het zelfstandig op. Je bent de persoon die overal nét even eerder ziet wat nodig is en het vervolgens gewoon regelt. Daarnaast: Heb je enkele jaren ervaring als Office Manager-, Management Assistent- of vergelijkbare ondersteunende functie. Kun je zelfstandig werken en prioriteiten stellen. Laat je jezelf niet snel uit het veld slaan wanneer plannen veranderen. Heb je oog voor detail en werk je nauwkeurig. Ben je proactief, servicegericht en betrouwbaar. Bied je collega’s een luisterend oor en draag je bij aan een positieve werksfeer. Werk je gemakkelijk met Microsoft 365 en andere digitale systemen. Communiceer je professioneel in het Nederlands en Engels. Dit mag je van ons verwachten Werken bij RIFT betekent werken aan een missie die ertoe doet, samen met gedreven collega’s die graag de handen uit de mouwen steken. Een salaris dat past bij jouw kennis, ervaring en verantwoordelijkheden. 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Veel flexibiliteit om je uren te verdelen over vier werkdagen. Een fijne werkplek in hartje Eindhoven, op loopafstand van het station. Veel ruimte om eigenaarschap te nemen en je werk op jouw manier te organiseren. Een enthousiast team waarin hard werken en plezier maken hand in hand gaan. Regelmatig leuke teamactiviteiten, borrels en momenten om samen successen te vieren. Waarom RIFT? Bij RIFT krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen binnen een snelgroeiende organisatie die werkt aan de toekomst van duurzame energie. Je komt terecht in een ambitieus en enthousiast team waar veel ruimte is voor initiatief, eigenaarschap en nieuwe ideeën. We houden van aanpakken, helpen elkaar vooruit en vieren successen samen. Je draagt misschien niet direct bij aan de ontwikkeling van onze technologie, maar zonder jou kunnen veel van onze collega’s hun werk niet optimaal doen. Jouw impact is elke dag zichtbaar. Samen bouwen we niet alleen aan een nieuwe energietechnologie, maar ook aan een organisatie waar mensen graag werken en het beste uit zichzelf kunnen halen. Zo ziet jouw werkplek eruit Bekijk hieronder een sfeerimpressie van ons kantoor in Eindhoven.